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Propriétaire : sous quelle forme envoyer la quittance de loyer ?

En tant que propriétaire, vous êtes dans l’obligation de délivrer une quittance de loyer à votre locataire après chaque versement du paiement. La loi accorde beaucoup d’importance à la forme de ce document. Habituellement présentée sous forme papier, la quittance de loyer peut aussi prendre d’autres formes. Le point sur la question.

La forme papier de la quittance de loyer 

Dans la pratique, la quittance de loyer est ordinairement délivrée sous forme papier. Le document apporte généralement la preuve que le locataire paie effectivement son loyer. En l’occurrence si un litige survient entre les parties au contrat de location, il pourrait sortir ces papiers. Il est aussi exigé par les services administratifs ou sociaux à l’occasion de certaines démarches pour servir de justificatif de domicile. Dans chacun des cas susmentionnés, la forme papier est le plus souvent recommandée. Si vous faites l’option de transmettre la quittance en format papier à votre locataire, deux solutions s’offrent à vous : 

  • transmettre la quittance en main propre ;
  • envoyer la quittance par voie postale. 

La forme électronique de la quittance de loyer 

Si vous n’êtes pas en mesure de transmettre la quittance de loyer sous la forme papier à votre locataire, vous pouvez le faire sous la forme électronique. Cela implique que le document est rédigé, puis envoyé sous le format PDF à l’adresse électronique du locataire. Il ne tiendra qu’à lui de la télécharger ensuite pour en avoir une version papier s’il le souhaite. 

La quittance de loyer ne peut pas être envoyée sous forme électronique si le locataire n’a pas expressément donné son avis et celui-ci doit être donné par écrit. En règle générale, ce détail est précisé dans une clause de contrat de location. Par conséquent, vous n’êtes pas en droit d’imposer la forme de la quittance de loyer à votre locataire. 

Les mentions obligatoires de la quittance de loyer

Que la quittance de loyer soit sous forme papier ou sous forme électronique, elle doit comporter des mentions obligatoires pour être valable. De quelles mentions s’agit-il ? 

L’identité et les coordonnées du bailleur

Le bailleur doit prendre le soin de mentionner son nom et son prénom sur la quittance de loyer. Ses coordonnées doivent également y figurer. Ainsi lorsque le locataire présentera la quittance de loyer, l’identité de celui qui a émis la quittance permettra de vérifier si le locataire est de bonne foi. 

L’identité et les coordonnées du locataire 

Tout comme celle du propriétaire, l’identité du locataire doit aussi figurer sur la quittance de loyer. Même si ces informations sont déjà mentionnées sur le contrat de location, elles doivent tout de même apparaître sur la quittance. Ainsi le locataire pourra s’en servir comme justificatif de domicile pour prouver qu’il habite à telle adresse.

Les montants des loyers et des charges payées par le locataire

Ces mentions sont importantes et doivent figurer de façon distincte sur la quittance de loyer. Parmi les charges qui peuvent figurer sur la quittance, on note les frais de travaux d’économie d’énergie et l’assurance pour compte. Concernant les frais de travaux d’économie d’énergie, le bailleur portera la mention contribution au partage de l’économie de charges. La date du début et de la fin des travaux sera également précisée. 

Au cas où le bailleur souscrive une assurance pour compte, il pourra récupérer la prime de l’assurance tous les mois lorsque le locataire paie le loyer. Cette assurance permet de prévenir les risques locatifs dans le cas d’une colocation.

La date d’émission de la quittance et la signature du bailleur

La date à laquelle le propriétaire délivre la quittance sera aussi mentionnée sur la quittance. Il doit tout de même s’assurer d’apposer sa signature sur la quittance. Tout ceci consiste à accroître la validité de la quittance. Si le bailleur délègue la gestion de la location à un mandataire, c’est ce dernier qui apposera sa signature sur la quittance. S’il en confie la gestion à une agence, la signature du représentant légal va figurer sur la quittance.

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